E-Rechnungspflicht 2025–2028: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist seit 2025 nicht mehr „jede Rechnung, die elektronisch verschickt wird“. Nach § 14 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In der Praxis heißt das: XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – wobei die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht ausreichen.

Ein PDF, das du per E-Mail verschickst, ist dagegen eine „sonstige Rechnung“. Auch ein eingescanntes Papierdokument zählt nicht. Hybride Formate wie ZUGFeRD enthalten zwar ein PDF für das Auge, maßgeblich ist aber der eingebettete XML-Datensatz.

Die Fristen im Überblick

Die Pflicht kommt in Stufen. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG.

Die Pflicht betrifft Leistungen zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht erfasst, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber laufen schon länger über eigene E-Rechnungsregeln.

Wer ist ausgenommen?

Vom Ausstellen von E-Rechnungen ausgenommen sind laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (Zusammenfassung der IHK Köln):

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto nach § 33 UStDV,
• Fahrausweise,
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG – sie dürfen weiter sonstige Rechnungen schicken (mehr dazu im Ratgeber Rechnungen als Kleinunternehmer).

Die Pflicht zum Empfangen gilt trotzdem für alle.

Was das BMF zu Fehlern sagt

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet drei Arten von Fehlern. Formatfehler machen aus der E-Rechnung eine sonstige Rechnung – der Vorsteuerabzug ist dann gefährdet. Verstöße gegen Geschäftsregeln der Norm sind meist unschädlich, solange alle Pflichtangaben stimmen. Inhaltliche Fehler wie ein falscher Steuersatz wirken sich direkt auf den Vorsteuerabzug aus, bis eine berichtigte Rechnung vorliegt.

Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Link auf ein externes Dokument reicht nicht.

Archivierung

Aufbewahren musst du den strukturierten Datensatz im Originalformat, nicht nur ein PDF-Abbild (§ 14b UStG). Wenn deine Software die XML-Datei beim Import in ein PDF umwandelt und das Original verwirft, ist das ein Problem. Wie lange du aufbewahren musst, erklärt der Ratgeber GoBD einfach erklärt.

Was deine Software können muss

• XRechnung und ZUGFeRD (ab 2.0.1, Profil EN 16931 oder höher) erzeugen
• Eingehende XRechnungen lesbar anzeigen, nicht nur als Datei-Anhang
• Eingehende Rechnungen validieren und Fehler melden
• Das XML-Original GoBD-konform archivieren
• Leitweg-ID für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber unterstützen
• Versand per E-Mail und, falls nötig, über Peppol
• Export an DATEV oder dein Steuerbüro inklusive Belegbild

So bereitest du dich vor

1. 01

   Empfang klären

   Leg fest, an welche Adresse E-Rechnungen gehen und wer sie prüft. Ein eigenes Postfach für Eingangsrechnungen hilft.

2. 02

   Software prüfen

   Frag deinen Anbieter schriftlich, welche Formate und Profile unterstützt werden und ob das XML archiviert wird.

3. 03

   Mit dem Steuerbüro sprechen

   Kläre, wie E-Rechnungen künftig übergeben werden – als Datensatz oder über DATEV Unternehmen online.

4. 04

   Testen

   Erstell vor 2027 Testrechnungen und lass sie von Kunden oder einem Validator prüfen.

Weitere Informationen zu Formaten und zur Rechnungsstellung an Behörden bündelt das Informationsportal des Bundes.