Wer Kleinunternehmer ist
Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Grenzen. Nach § 19 Abs. 1 UStG bist du Kleinunternehmer, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betragen hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Deine Umsätze sind dann umsatzsteuerfrei – du weist keine Umsatzsteuer aus, kannst aber auch keine Vorsteuer abziehen.
Pflichtangaben auf der Rechnung
Für Kleinunternehmer gilt seit 2025 eine eigene, vereinfachte Liste in § 34a UStDV:
| Pflichtangabe | Beispiel |
|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden | Anna Muster, Gartenstraße 1, 12345 Musterstadt |
| Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer | Steuernummer 12/345/67890 |
| Ausstellungsdatum | 02.11.2026 |
| Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung | Gestaltung eines Logos, 6 Stunden |
| Entgelt und Hinweis auf die Steuerbefreiung | Gesamtbetrag 420,00 €. Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. |
Eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Leistungsdatum verlangt § 34a UStDV nicht ausdrücklich. Für deine eigene Ordnung, für das Finanzamt und für Kunden ist eine Rechnungsnummer trotzdem sinnvoll – gute Rechnungsprogramme vergeben sie automatisch.
Was die E-Rechnung für dich bedeutet
Ab 2027 und 2028 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen (E-Rechnungspflicht). Kleinunternehmer sind davon ausgenommen: Rechnungen nach § 34a UStDV dürfen weiterhin als „sonstige Rechnung“ übermittelt werden, also auch als PDF oder auf Papier. Das bestätigt auch das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (Zusammenfassung der IHK Köln).
Empfangen musst du E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 können – etwa wenn dir ein Lieferant oder dein Softwareanbieter eine XRechnung schickt. Dafür reicht ein Postfach und ein Programm, das die Datei lesbar anzeigt und archiviert.
Kleinbetragsrechnungen
Rechnungen bis 250 € brutto sind Kleinbetragsrechnungen mit nochmals reduzierten Angaben. Für Kleinunternehmer ändert sich dadurch wenig, weil deine Pflichtangaben ohnehin knapp sind.
Welche Software reicht
Für wenige Rechnungen im Monat reicht ein schlankes Rechnungsprogramm. Achte auf diese Punkte:
- Vorlage für Kleinunternehmer mit automatischem Hinweis auf § 19 UStG
- Fortlaufende Rechnungsnummern
- Rechnungen und Belege werden unveränderbar archiviert (8 Jahre für Buchungsbelege)
- Eingehende E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) lassen sich öffnen und speichern
- Umsatzübersicht im Jahr, damit du die 100.000-€-Grenze im Blick behältst
- Wechsel zur Regelbesteuerung ohne neues Programm möglich
- Export für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder dein Steuerbüro
Wie lange du Rechnungen aufbewahren musst und was „unveränderbar“ heißt, steht im Ratgeber GoBD einfach erklärt.
Quellen
- [1]Gesetze im Internet: § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer. Abgerufen am 02.11.2026.
- [2]Gesetze im Internet: § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern. Abgerufen am 02.11.2026.
- [3]Gesetze im Internet: § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen. Abgerufen am 02.11.2026.
- [4]IHK Köln: BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2025. Abgerufen am 02.11.2026.
