Lastenheft und Pflichtenheft
Das Lastenheft schreibt der Auftraggeber. Es beschreibt, was die Software leisten soll und unter welchen Bedingungen. Das Pflichtenheft schreibt der Auftragnehmer. Es beschreibt, wie er die Anforderungen umsetzt. Bei Standardsoftware ersetzt oft ein ausführliches Angebot das Pflichtenheft – das Lastenheft bleibt trotzdem die Grundlage, damit Angebote vergleichbar sind.
Ein Lastenheft lohnt sich ab dem Moment, in dem mehrere Abteilungen betroffen sind oder die Gesamtkosten einen fünfstelligen Betrag erreichen. Für ein kleines Tool reicht eine Seite mit Muss-Anforderungen.
Gliederung als Vorlage
| Kapitel | Inhalt |
|---|---|
| 1. Ausgangslage | Unternehmen, Abteilungen, heutige Systeme, Probleme |
| 2. Ziele | Was soll nach der Einführung besser sein – messbar formuliert |
| 3. Prozesse | Beschreibung der betroffenen Abläufe, gern mit einfachen Ablaufskizzen |
| 4. Funktionale Anforderungen | Was die Software tun muss, priorisiert nach Muss, Soll, Kann |
| 5. Nicht-funktionale Anforderungen | Nutzerzahl, Geschwindigkeit, Verfügbarkeit, Bedienung, Sprache |
| 6. Schnittstellen | Anbindung an Buchhaltung, DATEV, ERP, E-Mail, Anmeldung (SSO) |
| 7. Datenübernahme | Welche Altdaten in welchem Umfang übernommen werden |
| 8. Datenschutz und Sicherheit | Serverstandort, AVV, Zertifikate, Zwei-Faktor-Anmeldung, Löschkonzept |
| 9. Betrieb und Support | Cloud oder eigener Server, Supportzeiten, Schulung |
| 10. Rahmenbedingungen | Budget, Zeitplan, Ansprechpersonen, Angebotsform |
Anforderungen prüfbar formulieren
Eine Anforderung ist gut, wenn sich später eindeutig sagen lässt, ob sie erfüllt ist. Schreib aus Sicht der Nutzerin oder des Nutzers und nenne Mengen und Bedingungen.
| Unklar | Prüfbar |
|---|---|
| „Gute DATEV-Anbindung“ | „Buchungen und Belegbilder werden monatlich an DATEV Unternehmen online übertragen, ohne manuellen Datei-Export.“ |
| „Einfache Urlaubsplanung“ | „Beschäftigte beantragen Urlaub per App, die Führungskraft genehmigt per Klick, der Resturlaub ist für beide sichtbar.“ |
| „Schnelles System“ | „Die Suche nach einem Kunden liefert bei 20.000 Datensätzen in unter zwei Sekunden ein Ergebnis.“ |
Muss, Soll, Kann
Halte die Muss-Liste kurz. Jede Muss-Anforderung schließt Anbieter aus – das ist gewollt, aber nur bei Dingen, ohne die du wirklich nicht arbeiten kannst. Typische Muss-Kriterien im deutschen Markt sind Datenhaltung in der EU, eine bestimmte DATEV-Schnittstelle oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten wie E-Rechnung oder Zeiterfassung.
Datenschutz gehört hinein
Schreib Datenschutzanforderungen ins Lastenheft, nicht erst in die Vertragsverhandlung: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Serverstandort, Subunternehmer, Löschfristen, Datenexport am Vertragsende. Die passenden Fragen stehen im DSGVO-Check für Software.
So setzt du das Lastenheft ein
- 01
Mit den Fachbereichen schreiben
Nicht allein in der IT oder Geschäftsführung – die Nutzer kennen die Ausnahmen.
- 02
An die Longlist schicken
Fünf bis acht Anbieter, mit Frist und Antwortformat.
- 03
Antworten vergleichen
Erfüllungsgrad je Anforderung, Aufwand für Anpassungen, Gesamtkosten.
- 04
Demo mit eigenen Fällen
Die drei besten Anbieter zeigen deine Fälle live.
- Ziele messbar formuliert
- Anforderungen nummeriert und priorisiert
- Schnittstellen und Datenübernahme beschrieben
- Datenschutz und Sicherheit als eigenes Kapitel
- Antwortformat und Frist für Anbieter festgelegt
- Budgetrahmen und Zeitplan genannt
Wie du aus den Angeboten die Gesamtkosten ermittelst, steht in Software-Kosten richtig kalkulieren.
Quellen
- [1]EUR-Lex: Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung). Abgerufen am 02.11.2026.
